Chưa có sản phẩm trong giỏ hàng.
Mẹo hay
Bật mí cách giảm dung lượng file Excel, giúp tốc độ xử lý file mượt mà
File Excel bị nặng, có kích thước lớn thường gây ra các vấn đề khó khăn khi xử lý và chỉnh sửa dữ liệu. Vậy nên, việc giảm dung lượng file Excel trên máy tính trở thành một việc quan trọng.
Đừng lo lắng, GoHub sẽ giúp bạn tìm hiểu các phương pháp đơn giản và hiệu quả nhất để tăng tốc độ xử lý và giảm kích thước file Excel một cách nhanh chóng!
Tại sao file Excel bị nặng, tốc độ xử lý lâu?
- Sử dụng hình ảnh có độ phân giải cao hoặc các công thức phức tạp trong tệp Excel có thể làm cho quá trình xử lý của tệp trở nên chậm hơn.
- Sử dụng quá nhiều định dạng khác nhau trong tệp Excel cũng có thể dẫn đến các vấn đề lỗi.
- Các ô trong bảng mà không được sử dụng nhưng vẫn có định dạng cũng có thể gây ra hiện tượng xử lý tệp Excel trở nên lâu hơn.
Dung lượng file Excel nhẹ có lợi ích gì?
- Tăng khả năng xử lý tập tin Excel nhanh hơn.
- Dễ dàng chia sẻ dữ liệu từ tập tin Excel.
- Không cần sử dụng các ứng dụng khác để giải nén tập tin.
Cách giảm dung lượng file Excel cực dễ dàng
1. Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân
Dưới đây là cách thực hiện các bước để lưu một tập tin Microsoft Excel dưới định dạng Excel Binary Workbook một cách đơn giản:
Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng ứng dụng Excel (biểu tượng màu trắng với chữ “X” màu xanh lá cây).
Bước 2: Khi chương trình Excel đã được mở, nhấp vào nút “File” ở góc trái trên cùng của cửa sổ.
Bước 3: Chọn mục “Save As...” (Lưu dưới dạng…).
Bước 4: Trong hộp thoại xuất hiện, gõ tên mới cho tập tin của bạn.
Bước 5: Bên dưới hộp tên tập tin, bạn sẽ thấy một trình đơn thả xuống có tên “File Format” (Định dạng tập tin). Nhấp vào đó để mở danh sách các định dạng tập tin.
Bước 6: Trong danh sách “Specialty Formats” (Định dạng đặc biệt), chọn “Excel Binary Workbook” (Tập tin nhị phân Excel).
Bước 7: Cuối cùng, nhấp vào nút “Save” (Lưu) để lưu tập tin dưới định dạng Excel Binary Workbook. Tập tin Excel mới sẽ có kích thước nhỏ hơn so với định dạng tiêu chuẩn (.xls).
2. Loại bỏ định dạng khỏi các hàng và cột trống
Bước 1: Mở tệp Microsoft Excel bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng Excel (có chữ “X” màu xanh lá) hoặc mở từ menu File, sau đó chọn Open và chọn tệp cần xử lý.
Bước 2: Chọn tất cả các hàng trống. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhấp vào số hàng của hàng trống đầu tiên, sau đó giữ phím Ctrl+⇧ Shift+↓ (Windows) hoặc ⌘+⇧ Shift+↓ (Mac). Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới bên phải trên hầu hết các loại bàn phím.
Bước 3: Tiếp theo, trên thanh menu, chọn tab Home (Windows) hoặc tab Edit (Mac).
Bước 4: Nhấp vào nút Clear (Xóa).
Bước 5: Để hoàn tất, chọn Clear All (Xóa tất cả) nếu bạn đang sử dụng hệ điều hành Windows hoặc Format (Định dạng) nếu bạn đang sử dụng Mac. Điều này sẽ loại bỏ các định dạng không cần thiết khỏi các ô trống.
Bước 6: Chọn tất cả các cột trống. Bạn có thể thực hiện bước này bằng cách nhấp vào chữ cái đại diện cho cột trống đầu tiên, sau đó giữ phím Ctrl+⇧ Shift+→ (Windows) hoặc ⌘+⇧ Shift+→ (Mac). Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới bên phải trên hầu hết các loại bàn phím.
Bước 7: Tiếp tục, trên thanh menu, chọn tab Home (Windows) hoặc tab Edit (Mac).
Bước 8: Nhấp vào nút Clear (Xóa).
Bước 9: Cuối cùng, nhấp vào Clear All (Xóa tất cả) nếu bạn đang sử dụng hệ điều hành Windows hoặc Format (Định dạng) nếu bạn đang sử dụng Mac. Điều này sẽ loại bỏ các định dạng không cần thiết khỏi các ô trống.
3. Loại bỏ các định dạng có điều kiện
Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng ứng dụng Excel (biểu tượng có chữ X màu xanh lá) hoặc thông qua menu Start. Sau đó, chọn “File” và chọn “Open…” để mở tập tin bạn muốn làm việc.
Bước 2: Chuyển đến tab “Home” ở phía trên màn hình bằng cách nhấp vào nó.
Bước 3: Trên tab “Home,” bạn sẽ thấy mục “Conditional Formatting” (định dạng có điều kiện) trong phần “Styles” (mẫu) trên thanh điều khiển. Nhấp vào nó.
Bước 4: Trong menu xuất hiện, chọn tùy chọn “Clear Rules” (xóa các quy tắc).
Bước 5: Cuối cùng, trong danh sách các tùy chọn xóa quy tắc, chọn “Clear Rules from Entire Sheet” (xóa quy tắc trong toàn bộ sheet).
4. Giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa data links
Data links là những liên kết được thêm vào trong sheet, giúp truy cập đến các tài liệu bên ngoài Excel. Tuy nhiên, nếu có quá nhiều data links, thì dung lượng của tệp Excel sẽ tăng lên đáng kể.
Để giảm bớt số lượng data links không cần thiết, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở tệp Excel mà bạn muốn làm giảm dung lượng > Trong tab “Data“, chọn “Edit links“.
Bước 2: Chọn các data link mà bạn muốn loại bỏ > Nhấn vào nút “Break Link” để xóa chúng ngay lập tức.
5. Nén toàn bộ ảnh để giảm dung lượng file Excel
Bạn có thể thêm hình ảnh vào Excel để minh họa thông tin trong tệp dữ liệu của mình. Tuy nhiên, khi bạn thêm nhiều hình ảnh có kích thước lớn, kích thước tệp Excel có thể trở nên lớn.
Dưới đây là cách giảm dung lượng file Excel khi có hình ảnh:
Bước 1: Chọn hình ảnh cần nén bằng cách nhấp chuột vào nó > Trên thanh công cụ, chọn tab “Format,” sau đó chọn “Compress Pictures.”
Bước 2: Bỏ chọn ô “Apply only to this picture” nếu bạn muốn nén tất cả hình ảnh trên trang làm việc hiện tại. Sau đó, đánh dấu ô “Email (96 ppi): minimize document size for sharing” để nén hình ảnh xuống độ phân giải 96 ppi, giúp giảm kích thước tệp. Cuối cùng, nhấn “OK” để lưu thay đổi.
6. Xóa Watch Window để làm nhẹ file Excel
Dưới đây là cách để xóa Watch Window trong Excel:
Bước 1: Mở tệp Excel mà bạn muốn xóa Watch Window.
Bước 2: Trong tab “Formulas” chọn “Watch Window.”
Bước 3: Nhấn vào “Delete Watch” để xóa nó.
XEM THÊM: Hướng dẫn cách in 2 mặt trong Excel cực đơn giản, có thể áp dụng các loại máy
7. Xóa bớt các Name Range trong file Excel
Để xóa Named Range trong file Excel, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn xóa Named Range.
Bước 2: Trong tab “Formulas“, chọn “Name Manager“.
Bước 3: Chọn tên của Named Range mà bạn muốn xóa và nhấn nút “Delete“.
Bước 4: Xác nhận quyết định của bạn bằng cách nhấn “OK“.
8. Giảm dung lượng file Excel bằng Excel Binary Workbook
Excel Binary Workbook là một định dạng tệp Excel ít được sử dụng, nhưng có thể giúp giảm dung lượng của tệp. Để sử dụng định dạng này, bạn có thể tuân theo các bước sau:
Bước 1: Mở tệp Excel mà bạn muốn lưu lại.
Bước 2: Nhấp vào menu “File” > chọn “Save as” > sau đó, nhấp vào “Browse” để chọn thư mục nơi bạn muốn lưu tệp Excel này.
Bước 3: Trong phần “Save as type,” bạn hãy tìm và chọn “Excel Binary Workbook.”
Bước 4: Cuối cùng, nhấp vào nút “Save” để lưu tệp Excel dưới định dạng Excel Binary Workbook.
Hy vọng nhưng thông tin mà GoHub chia sẻ trên đây giúp bạn biết cách giảm dung lượng file Excel online dễ dàng và hiệu quả nhé. Chúc bạn thành công!
XEM THÊM: Hướng dẫn chi tiết cách xóa dòng kẻ trong Excel dễ nhất 2023