Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel chỉ với 1 bước đơn giản

Một bảng tính trong Excel chứa nhiều loại thông tin khác nhau, và việc gán số thứ tự cho hàng và cột là rất quan trọng để người dùng có thể tìm kiếm, phân biệt và sắp xếp dữ liệu theo mong muốn của họ. Để học cách đánh số thứ tự trong Excel, hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của GoHub nhé!

Các cách đánh số thứ tự trong Excel

1. Cách điền số thứ tự trong excel bằng cách kéo chuột

Bước 1: Khởi đầu bằng việc mở tệp Excel và điền số thứ tự vào hai ô đầu tiên. Sau đó, chọn cả hai ô bằng cách sử dụng chuột.

Bước 2: Di chuyển con trỏ chuột vào góc dưới cùng bên trái của ô chứa số thứ tự và kéo nó xuống dưới. Khi bạn thấy xuất hiện một hình vuông nhỏ, thả chuột để đánh số thứ tự cho các dòng còn lại.

Lưu ý:

• Hãy nhớ rằng nếu bạn xóa bất kỳ hàng nào, số thứ tự sẽ không tự động cập nhật.
• Để đánh số thứ tự ít hơn, bạn có thể điều chỉnh cách kéo chuột.
• Nếu bạn cần đánh số hàng trong khoảng hàng trăm, hàng nghìn, và nhiều hơn nữa, có các phương pháp khác mà bạn có thể sử dụng.

2. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng cách dùng công thức

Bước 1: Mở tệp Excel của bạn và nhập số thứ tự vào ô đầu tiên. Sau đó, nhập công thức “= vị trí ô hiện tại + 1” vào ô kế tiếp.

Ví dụ: Nếu bạn nhập số thứ tự vào ô A2, hãy nhập công thức “=A2+1” vào ô bên cạnh như sau:

Bước 2: Sử dụng chuột để di chuyển đến góc dưới cùng bên phải của ô chứa công thức và kéo xuống đến vị trí mong muốn.

Lưu ý: Khi bạn xóa một hàng bất kỳ, số thứ tự không tự động cập nhật.

3. Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm SEQUENCE

Để bắt đầu đánh số cho dãy số, bạn chỉ cần chọn ô bắt đầu của dãy, sau đó nhập công thức “=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)” và nhấn Enter.

Ví dụ: nếu bạn muốn đánh số cho 7 hàng, bạn sẽ sử dụng công thức “=SEQUENCE(7)“.

Lưu ý rằng bạn không thể điều chỉnh hoặc xóa số thứ tự một cách thủ công từng ô.

4. Sử dụng tính năng Auto Fill

Nếu thanh Ribbon của bạn chưa có tính năng Auto Fill, bạn có thể kích hoạt nó theo các bước sau:

Bước 1: Bước đầu tiên, hãy mở File trong Excel.

Bước 2: Tiếp theo, chọn “Options“.

Bước 3: Sau đó, nhấn vào “Customize Ribbon” và chọn “All commands” > Tìm và chọn “Filter series or Pattern“.

Bước 4: Trong bảng “Main Tabs” tại cây thư mục “Home“, nhấn chuột phải và chọn “Add new Group“.

Bước 5: Tiếp tục nhấn chọn “Filter Series or Pattern” và nhấn “Add“, sau đó nhấn “OK“.

Khi bạn đã kích hoạt tính năng Auto Fill, bạn có thể thực hiện đánh số theo các bước sau:

Bước 1: Mở tệp Excel của bạn và nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Chọn “Fill” và sau đó chọn “Series“.

Lưu ý: Có 4 loại đánh số khác nhau để bạn lựa chọn:

• “Linear“: Đánh số theo kiểu tăng dần.
• “Growth“: Kiểu số lũy tiến.
• “Date“: Kiểu ngày tháng.
• “Auto Fill“: Kiểu tự động điền.

Bước 2: Tiếp theo, chọn “Rows” nếu bạn muốn đánh số theo hàng hoặc “Columns” nếu bạn muốn đánh số theo cột, tùy thuộc vào mục đích của bạn.

Trong hướng dẫn này, mình sẽ chọn “Linear” để đánh số theo kiểu tăng dần.

Nhập số thứ tự bắt đầu vào ô “Step value” và nhập số thứ tự cuối cùng vào ô “Stop value” > Cuối cùng, nhấn “OK“.

Sau đó, màn hình máy tính sẽ hiển thị dãy số thứ tự mà bạn đã chỉnh sửa. Lưu ý rằng khi bạn xóa một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ không tự động cập nhật.

5. Sử dụng hàm SUBTOTAL lồng với IF

Lưu ý:

• Áp dụng cách này khi bạn đang sử dụng chức năng Filter trong Excel.
• Sử dụng hàm SUBTOTAL để đánh số lại các giá trị đã chọn. Khác với hàm COUNTA, hàm này sẽ duy trì số thứ tự của mỗi giá trị ngay cả khi bạn áp dụng bộ lọc.
• Cách này chỉ áp dụng được cho cột, không thể sử dụng cho hàng.
• Nếu bạn có một số lượng hàng lớn, thì việc kéo thủ công bằng tay không phải là một giải pháp hiệu quả.
• Lưu ý rằng công thức hàm khá phức tạp và không dễ nhớ, và thao tác với nó có thể mất nhiều thời gian hơn so với các cách khác.

Cú pháp của hàm:

Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kết hợp hai hàm IF và SUBTOTAL như sau:

“=IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))”

Ý nghĩa của các thành phần trong công thức:

• logical_test: Điều kiện được áp dụng trong hàm IF.
• [value_if_true]: Giá trị được trả về nếu điều kiện đúng.
• [value_if_false]: Giá trị được trả về nếu điều kiện sai.
• function_num: Hàm được xác định bằng giá trị số (Ở đây, số 3 tương đương với hàm COUNTA).
• ref1;…: Phạm vi chứa số thứ tự.

Chẳng hạn, bạn đang sử dụng một bảng dữ liệu với các hàng chưa có số thứ tự. Công việc của bạn là tự động điền số thứ tự vào mỗi hàng trống.

Bước 1: Nhập công thức “=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))“.

Giải thích công thức:

Đối với công thức SUBTOTAL(3,$B$2:B2), ta có:

• function_num = 3: Đây là mã số cho hàm COUNTA trong công thức SUBTOTAL, có nghĩa là nó sẽ đếm số ô không trống.
• ref1 =$B$2:B2: Đây là phạm vi ô được đánh số thứ tự. Lưu ý rằng giá trị đầu tiên (ở đây là B2) luôn phải được khóa. Nếu không được khóa, khi công thức chạy xuống các ô bên dưới sẽ gây lỗi.

Đối với công thức IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2)), ta có:

• C3=””;””: Điều này có nghĩa là nếu giá trị ở ô C3 là rỗng, thì kết quả cũng sẽ là rỗng.
• SUBTOTAL(3,$B$2:B2)): Nếu ô C3 không rỗng, công thức sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL.

6. Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel bằng stop value

Bước 1: Nhập số 1 vào ô bắt đầu.

Bước 2: Chọn Fill > Series.

Bước 3: Trong phần Series in, chọn Columns. Đặt giá trị dừng (Stop Value) là số cuối cùng mà bạn muốn sử dụng.

Ví dụ: Nếu bạn muốn tạo một danh sách số từ 1 đến 100, hãy nhập giá trị dừng là 100 và sau đó nhấn OK.

Lưu ý rằng nếu bạn xóa bất kỳ hàng nào trong danh sách này, số thứ tự (STT) sẽ không tự động cập nhật.

7. Cách đánh số thứ tự trong Excel – hàm Row()-1

Bước 1: Điền công thức “=ROW()-1” vào ô mà bạn muốn bắt đầu đánh số từ đó.

Nếu bạn đang ở hàng thứ 2 và muốn bắt đầu đánh số từ 1, bạn có thể sử dụng công thức “=ROW()-1“. Nếu bạn đang ở hàng thứ 3 và muốn bắt đầu đánh số từ 1, bạn nên dùng công thức “=ROW()-2“, và tiếp tục cứ như vậy tùy thuộc vào hàng bạn muốn bắt đầu đánh số.

Bước 2: Đặt con trỏ chuột ở góc dưới bên phải của ô và sau đó kéo chuột xuống đến hàng cuối cùng mà bạn muốn đánh số.

Lưu ý: Khi bạn cần đánh số cho một số lượng hàng lớn, bạn không thể kéo thủ công bằng tay để thực hiện điều này.

XEM THÊM: Hướng dẫn cách in 2 mặt trong Excel cực đơn giản, có thể áp dụng các loại máy

Cách đánh số thứ tự trong Excel chính xác với một số lưu ý

Cách 1: Hầu hết mọi người thường lựa chọn cách này vì nó dễ nhớ. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là khi bạn phải đánh số thứ tự cho khoảng 1000 dòng trở lên, việc thực hiện thủ công trở nên khá khó khăn. Hơn nữa, nếu bạn cần xóa một dòng nào đó, số thứ tự cũng sẽ không tự động điều chỉnh.

Cách 2: Phương pháp này rất nhanh chóng, nhưng bạn cần phải nhớ cú pháp hàm. Tuy nhiên, điều này chỉ hoạt động trên phiên bản Excel 365, nên nếu bạn sử dụng phiên bản Excel thấp hơn, nó không thực sự hữu ích.

Còn nhiều cách khác để đánh số thứ tự trong Excel mà cũng nhanh hơn việc nhập số thứ tự bằng tay. Hãy tùy chọn phương pháp phù hợp nhất với bạn!

Trên đây là hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel đơn giản và dễ hiểu cho mọi người. Hy vọng bài viết này giúp ích cho bạn trong việc sử dụng Excel!

Ngoài ra, nếu cảm thấy bài viết này thú vị hãy thường xuyên ghé thăm Blog của chúng tôi để không bỏ lỡ những kiến thức hữu ích khác nhé!